Wie organsiere ich einen Projektabschluss ?

Jedes Projekt sollte zu Ende gehen. Denn zu einem erfolgreichen Start gehört eine sichere Landung. Das PMI, als Standard der international agierenden Projektmanager, stellt in seiner neuen, sechsten Ausgabe eine ganze Prozessgruppe für den Projektabschluss als hilfreiche Arbeitsgrundlage zur Verfügung. Dieser Artikel liefert praktische Tipps, die Du nach erfolgreicher Projektdurchführung beachten solltest. 

Warum der Projektabschluss wichtig ist
Schließe Dein Projekt formal ab und kommuniziere dessen Status umfassend. Lasse nicht zu, dass sich das Team planlos zerstreut. Du hast sonst keine Möglichkeiten, lose Enden zusammenzuführen und es beim nächsten Mal noch besser zu machen. Natürlich kannst Du auch ein erfolgloses Projekt abschließen. Auch in dieser Situation gibt es etwas zu lernen. Stelle sicher, dass Fehler nicht ein zweites Mal gemacht werden.

Die Projektarbeiten abzuschließen hat einige Vorteile. Dazu zählen:

• Projektergebnisse nachweisen
• Erfahrungen festhalten, um sie weitergeben zu können (Lessons Learned)
• Verbesserungspotential für nachfolgende Projekte definieren
• Ressourcen für andere Projekte und Arbeiten freigeben

Step 1: Projektabschluss-Meeting organisieren
Erfolgreiche Projektmanager starten ihr Projekt mit einem Kick-Off. Sie planen Ihren Start sorgfältig und kümmern sich um eine gesteuerte Landung. Rufe alle aktiven Projektmitglieder, Sponsoren und Stakeholder zu einem offiziellen Abschlussmeeting zusammen. Bitte auch den Auftraggeber, an den für ihn betreffenden Punkten teilzunehmen. Das Meeting mit dem Team sollte diese Besprechungspunkte beinhalten:

• Zusammen, was mit dem Projekt erreicht werden sollte und was tatsächlich erreicht wurde.
• Reflektiere gemeinsam mit dem Team, was gut gelungen ist und was weniger gut.
• Identifiziere Stärken und Schwächen.
• Extrahiere Methoden und Techniken, die das Projekt beflügelten und auch solche, die den Projektfortschritt blockierten.
• Diskutiere die gröbsten Fehler, die sich beim nächsten mal auf gar keinen Fall wiederholen dürfen.
• Liste alle verbliebenen Arbeiten auf und legen Sie fest, wer sich um diese Aufgaben abschließend kümmert.

Step 2: Abschlussbericht erstellen
Versuche alle verbleibenden Fragen zu beantworten. Offene Enden erzeugen Fragezeichen, mit denen später niemand so richtig etwas anfangen kann. In Deinem Abschlussbericht sollten diese Punkte Platz finden:

• Wie stellte sich die Ausgangssituation dar? Welchen Auftrag hatte das Projekt?
• Welches Ziel und welche wesentlichen Meilensteine waren ursprünglich geplant?
• Welche Liefergegenstände wurden zu welchen Meilensteinen bereitgestellt?
• Wie ist das Projekt verlaufen? An welchen Stellen traten Risiken ein? Wo und wann kam es zu Abweichungen?
• Welche Aufgaben verbleiben nach dem Abschluss und wer kümmert sich darum?
• Wie bewertet der Projektleiter und der Auftraggeber den Verlauf des Projektes sowie dessen Ergebnisse?
• Welche Verbesserungsvorschläge ergeben sich aufgrund der gesammelten Erfahrungen?

Step 3: Formaler Abschluss gegenüber dem Auftraggeber
Kommuniziere den Projektabschluss formal und offiziell an Deinen Auftraggeber . Du benötigst einen formale Abschluss – idealerweise dokumentiert in einem Abnahmeprotokoll.

Sofern das Projekt im Auftrag durchgeführt wurde, solltest Du darauf achten, dass der Auftraggeber die Abnahme schriftlich bestätigt. Dieses Vorgehen dient Deiner Absicherung als formaler Abschluss. So kannst Du diesen belegen, falls der Auftraggeber im Nachhinein weitere Leistungen von Dir wünschen sollte. 

Step 4: Projektergebnisse archivieren
Sobald das Projekt abgeschlossen ist, kümmerst Du Dich um das Sichern von projektrelevanten Daten, Informationen und Erfahrungen. Ziel ist es, die gespeicherten Informationen der Nachwelt zugänglich zu machen – sofern sie nicht durch Nutzungs- oder Zugriffsrechte beschränkt sind.

• Nutze ein Dokumentenmanagementsystem oder eine Projektmanagement-Software, welche eine transparente Struktur verwendet. Sichere die Erfahrungen, die Sie während des Projektes gesammelt wurden.
• Wenn es die Strukturen und Prozesse in Deinem Unternehmen erlauben, mache die Informationen für alle Mitarbeiter zugänglich. Warum das Rad ein zweites Mal erfinden? Sparen Sie Zeit und Geld!
• Sammele Lessons Learned im gesamten Team. Das heißt: Rede mit allen Projektmitarbeitern. Besuche die wichtigsten Stakeholder persönlich. Bitten Sie um konstruktives Feedback bei Ihren Auftraggebern.
• Räume auf: Überflüssige Unterlagen, redundante Informationen sowie veraltete Arbeitsstände interessieren niemanden. Sofern die Sachen nicht der Sufbewahrungsfrist unterliegen, lösche sie!

Step 6: Ressourcen freigeben
Befolge die konkreten Abläufe im Unternehmen, um Ressourcen freizugeben. Bedanke Dich bei den zuständigen Abteilungsleitern für die konstruktive Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitern. Die formale Freigabe von Mitarbeitern ist wichtig, um die Einsatzplanungen zu unterstützen. Möglicherweise warten andere Projekte dringend auf die Zuarbeit des Experten, der in Ihrem Projekt arbeitete. Falls möglich, gebe unverbrauchtes Budget zurück. So können andere Projekte von dem Geld partizipieren.

Step 6: Team-Event organisieren
Ist die Arbeit vollbracht, gibt es Grund zum Feiern. Manchem Mitarbeiter fällt ein Stein vom Herzen, dass die zeitintensive Arbeit ihr Ende findet und der berechenbare Strom von Routinearbeiten auf ihn wartet. Andere blicken traurig zurück auf die schöne Zeit, in der sie Neues gestalteten und viel erreicht haben. So wie Sie den Projektstart mit einem Kick-off Meeting oder Event zelebrierten, auch um den Teamzusammenhalt zu fördern, so wäre es empfehlenswert, den Projektabschluss gemeinsam ausklingen zu lassen. Nicht nur der erste Eindruck zählt, oft sind es die letzten gemeinsamen Erlebnisse, die als Erinnerungen bleiben. Wertschätze Dein Team mit Dankesworten.