Warum solltest Du ein Projekt in Phasen aufteilen?

Per Definition vom PMI (ProjectManagement Institute) kann Projektmanagement als „die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Instrumenten und Techniken auf verschiedenste Tätigkeiten, um die Anforderungen eines bestimmten Projekts zu erfüllen“ verstanden werden. Ich würde hinzufügen, dass Projektmanagement auch ein möglichst wiederholbarer und planbarer Prozess sein sollte – soweit es möglich ist-, der für alle Projekte in einem Unternehmen verwendet werden kann.

Damit dies erreicht wird, ist es wichtig, dass man über einen klaren und schriftlich festgelegten Projektmanagement-Prozess verfügt, der die folgenden fünf Phasen des Projektlebenszyklus abdeckt:

1. Projektstart
2. Projektplanung
3. Projektdurchführung
4. Projektüberwachung
5. Projektabschluss

In diesem Artikel werde ich auf jede dieser fünf Phasen näher eingehen. Damit möchte ich Ihnen zeigen, ein wie Sie einen zusammenhängenden und wiederholbaren Projektmanagement-Prozess schaffen. Ich möchte darauf hinweisen, dass dieser Prozess als allgemeine Roadmap für das Projektmanagement gedacht ist. Sie sollten natürlich Ihren Projektmanagement-Prozess den Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens entsprechend ändern und anpassen.

1. Phase: Projektstart

Die erste Phase Ihres Projektmanagement-Prozesses ist eine der entscheidendsten. In dieser Phase müssen der Projektleiter und die wichtigsten Stakeholder das vorgeschlagene Projekt kritisch beurteilen um dessen Wert, Machbarkeit und Nutzen für das Unternehmen zu bestimmen. Dies ist die Phase, in der Sie den Business Case für Ihr Projekt präsentieren und klar darstellen, warum Sie das Projekt überhaupt durchführen.

So sollten in der ersten Phase unter anderem folgende wichtige Projektparameter besprochen werden:

• Das „Warum“ des Projekts
• Prüfung der Machbarkeit des Projekts
• Projektziele, Zeitplan, Kosten, Ressourcen usw.
• Kosten-Nutzen-Analyse
• Projektbeschreibung: Wer, was, warum, wie und wie viel

Alle diese ausschlaggebenden Projektparameter klar und präzise zu präsentieren erfordert viel Kleinarbeit, aber damit haben Sie alles Nötige bereit, um die abschließende Genehmigung der Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen zu erhalten.

Diese Phase des Projektmanagement-Prozesses versorgt Ihre Teammitglieder zudem mit unglaublich wertvollen Hintergrundinformationen. Sie werden von Anfang an genau wissen, was die Ziele sind und warum sie an dem Projekt arbeiten. Das wiederum trägt zu einem besseren Engagement des Teams und einem Verantwortungsgefühl gegenüber dem Projekt bei.

2. Phase: Projektplanung

Die zweite Phase des Projektmanagement-Prozesses ist ein wirklich entscheidender Moment hinsichtlich der Ausarbeitung des Projektplans, der Zuweisung der Ressourcen, der Festlegung des Zeitplans und der Zusammenstellung Ihres Teams. Die Projektleiter sollten – in Zusammenarbeit mit ihrem Team und den wichtigsten Stakeholdern – den Projektplan von Anfang bis Ende bis in jedes kleinste Detail ausarbeiten. Denn die Projektdurchführung wird vollständig durch diesen Plan gesteuert.

Zwar wird diese Phase je nach Größe des Geschäfts oder des Unternehmens variieren, aber zu den wichtigsten durchzuführenden Arbeiten, die in der zweiten Phase zu berücksichtigen sind, gehören:

• Ein Projektauftrag, der den Arbeitsumfang, Zeit-Aufwand-Schätzungen, einen Projektstrukturplan, Teamrollen und -verantwortung, Projektmeilensteine, den Genehmigungsprozess und den Kommunikationsplan umfasst.
• Erfolgskriterien, die deutlich darlegen, wie ein erfolgreiches Projekt aussieht. Wählen Sie sinnvolle KPIs für Ihr Projekt und legen Sie Ziele fest, auf die Ihr Team hinarbeiten kann.
• Ein Risikomanagementplan, in dem alle oder so viele Risikofaktoren wie möglich dargelegt werden, die Ihr Projekt zum Scheitern bringen oder verzögern könnten. Identifizieren Sie die Risiken, liefern Sie Details zur Art des Risikos und legen Sie einen Notfallplan vor für den Fall, dass ein Risiko eintritt.
• Die Entscheidungsträger sollten in einer frühen Phase identifiziert werden und während des ganzen Projekts auf dem Laufenden gehalten werden. Sichern Sie sich so früh wie möglich deren Unterstützung, damit Teilergebnisse unverzüglich abgezeichnet werden, wenn Sie diese abgeschlossen haben.

Die Projektplanungsphase ist einer der wichtigsten Bestandteile des Projektmanagement-Prozesses, denn in dieser Phase wird in vollem Umfang dargelegt, was während des Projekts abgeschlossen werden kann und wird und wie das erfolgreiche Ergebnisse aussieht. Projekte, die scheitern oder deren Umfang fortlaufend erweitert wird, leiden oft an einem Mangel an solider Planung in der zweiten Phase.

3. Phase: Projektdurchführung

In dieser Phase des Projektmanagement-Prozesses erfolgt die tatsächliche Arbeit. Dies ist der Zeitpunkt, wenn Sie Ihren im Projektauftrag dargelegten Plan in die Tat umsetzen: Den Teammitgliedern werden Aufgaben zugewiesen und die Arbeit kann beginnen.

Da die Projektleiter sich in dieser Phase zur Ausführung des Plans auf die Fachkompetenz ihrer Teammitglieder verlassen, besteht ihre Funktion in der Regel darin, das Team durch die einzelnen Meilensteine zu führen. Stellen Sie sich den Projektleiter als das Ruder eines Schiffs vor, während die Teammitglieder als dessen Segel fungieren, die das Projekt voranbringen.

Es ist entscheidend, dass sich das Team in dieser Phase des Projektmanagement-Prozesses an den Plan hält, denn hier kann es passieren, dass sich der Projektumfang schleichend erweitert oder dass die Risikofaktoren aus der zweiten Phase ins Spiel kommen. Der Projektleiter ist für die folgenden Projektvariablen verantwortlich:

• Budget: Reicht das veranschlagte Budget noch aus, um das Projekt zu beenden?
• Fristen: Hält das Team alle Termine ein, um sich an den vorgesehenen Zeitplan zu halten?
• Ressourcen: Haben wir genug Ressourcen, um das Projekt wie geplant abzuschließen?
• Risiken: Ist eines der identifizierten Risiken eingetreten? Wie sind wir damit umgegangen? Hatte es eine Auswirkung auf den Projektzeitplan?
• Interne Überprüfungen und Kommunikation: Wie geht es dem Team? Sind alle zuversichtlich, dass das Projekt planmäßig verläuft?
• Besprechungen: Durchführung von regelmäßigen Besprechungen, um Probleme anzusprechen, neueste Informationen auszutauschen und das Engagement aufrecht zu erhalten.

Das Schöne an dieser Phase des Projektmanagement-Prozesses – abgesehen davon, dass in dieser Phase die ganze Action stattfindet – ist, dass der Projektleiter nun sehen kann, wie sich sein wohl durchdachter Plan entfaltet. Hat der Projektleiter in der ersten und zweiten Phase die gebotene Sorgfalt aufgewendet, sollte die dritte Phase reibungslos verlaufen.

4. Phase: Projektüberwachung

Die vierte Phase des Projektmanagementprozesses wird normalerweise in Verbindung mit der dritten Phase ausgeführt. Sie betrifft die aktuelle Überwachung und das Reporting von KPIs, Budget, Ressourcen und Fristen im Zusammenhang mit dem Projekt sowie deren Kommunikation an die Stakeholder.

Projektleiter können verschiedenste Tools zur präzisen Überwachung der Projektvariablen einsetzen. MindManager beispielsweise ermöglicht es Projektleitern und deren Teams, in einem einzigen Dashboard die Aufgabenerledigung, Aufgabenabhängigkeiten und die Ressourcen-Zuweisung zu verfolgen. Die Gantt- und Kanban-Ansichten in MindManager eignen sich ebenfalls hervorragend, um den Zeitplan des gesamten Projekts und den kritischen Pfad zum Erfolg zu visualisieren.

Die exakten Projektmetriken eines gegebenen Projekts bestimmen naturgemäß, welche Instrumente für die vierte Phase des Prozessmanagement-Prozesses am besten geeignet sind.

5. Phase: Projektabschluss

Nach Beendigung der dritten und vierten Phase des Projektmanagement-Prozesses (d. h. der Ausführung Ihres Plans und der Vollendung des Projekts) ist es nun Zeit, das Projekt abzuschließen. Dies beinhaltet das Schließen der Aufgaben in Ihren PM-Plattformen, die Übergabe der Projekt-Ergebnisse an die Stakeholder, den Abschluss der KPI-Berichterstattung und die Durchführung einer Abschlussbesprechung (De-Briefing) mit Ihrem Team.

Die Abschlussbesprechung am Ende eines Projekts wird oft ausgelassen. Es kann sich dabei jedoch um eine der wertvollsten Übungen im gesamten Projektmanagement-Prozess handeln. In einem zwanglosen und ehrlichen Gespräch mit Ihrem Team darüber, was funktionierte, was nicht funktionierte und was besser gemacht werden könnte, können Sie wertvolle Informationen für künftige Projektmanagement-Prozesse sammeln.