So bewältigst Du typische Probleme im Projektmanagement
Problem Nr. 1: Fehlkommunikation im Team
Beim Projektmanagement gibt es viele potenzielle Probleme, die Ihre Arbeit sabotieren können. Aber auf die Frage nach der größten Herausforderung würden die meisten Projektmanager wohl die Gefahr von Fehlkommunikation nennen.
Missverständnisse können natürlich in jedem Team auftreten, doch in unternehmensweiten Projekten unter Mitwirkung mehrerer (potenziell weit verteilter) Teams sind sie besonders häufig.
Ineffektive Kommunikation am Arbeitsplatz ist leider keine Seltenheit. Ganze 80 % der Beschäftigten geben an, dass in ihren Teams Fehlkommunikation auftritt — von gelegentlich bis sehr häufig.
So meistern Sie diese Herausforderung
Missverständnisse lassen sich nie ganz ausschließen. Wenn allerdings Mitglieder des Projektteams wichtige Nachrichten nicht erhalten oder sich auf der Suche nach den neuesten Status-Updates durch endlose E-Mail-Ketten kämpfen müssen, werden sie schnell zum Dauerproblem.
Mit Kollaborationsplattformen wie z.B. Confluence und JIRA können Sie projektbezogene Updates, Kommentare, Fragen und vieles mehr an einem einzigen Ort zentralisieren und organisieren.
Wichtig ist, dass Sie als Projektmanager die regelmäßige Kommunikation zu einer Priorität machen. Setzen Sie nicht einfach voraus, dass jeder Beteiligte jede Nachricht in Ihrer Software für das Project Management sehen wird.
Es empfiehlt sich, gleichzeitig mit Ihrem Projektplan auch einen Kommunikationsplan zu erstellen. Selbst so einfache Maßnahmen wie ein regelmäßiges Update zum Projektfortschritt jeden Freitagnachmittag kann sicherstellen, dass alle auf dem Laufenden bleiben.
Problem Nr. 2: Mangelnde Abstimmung der Projektziele
Unternehmensweite Projekte sind meistens groß und komplex. Kein Wunder also, wenn Ihre Teammitglieder manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen. Das Entwicklungsteam arbeitet hochkonzentriert an seinem neuen Prototypen, während das Marketingteam nur die Werbestrategie für den Marktstart sieht.
Diese teamspezifischen Meilensteine sind natürlich wichtig, doch eins kann in dem Durcheinander leicht untergehen: die übergreifende Strategie und Zielsetzung. Wie unterstützt dieses Projekt das größere Unternehmensziel? Was ist die erhoffte Wirkung? Welchen Nutzen bringt unser Projekt für das Unternehmen?
Selbst in Unternehmen mit einem Project Management Office (PMO) ist dies ein häufiges Problem. Nur 41 % der Unternehmen mit einem Enterprise Project Management Office (EPMO) geben an, dass es gut mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens abgestimmt ist.
So meistern Sie diese Herausforderung
Alles beginnt mit einem erfolgreichen Projektplan. Wichtige Elemente sind Ihre Projektziele sowie die spezifischen Kennzahlen und Vorteile, die Sie im Verlauf des Projekts verfolgen werden.
Sobald Ihr Plan steht, ist es Zeit für ein Kick-off-Meeting. Hier geht es nicht nur darum, den Plan zu diskutieren und proaktiv weitere potenzielle Herausforderungen für Ihr Projekt zu identifizieren. Ebenso wichtig ist es, dem Team die übergeordneten Ziele und Zusammenhänge zu verdeutlichen. Denken Sie daran, auch Zeit für Fragen einzuplanen.
Und zuletzt: Als Hauptverantwortlicher müssen Sie stets die Projektziele im Auge behalten und bei Bedarf Kurskorrekturen vornehmen. Nutzen Sie Software um die Projektfortschritte im Detail zu verfolgen und möglicherweise notwendige Anpassungen zu identifizieren.
Problem Nr. 3: Wettbewerb um Ressourcen
Auch in großen Unternehmen stehen Ressourcen nicht unbegrenzt zur Verfügung. Tatsächlich ist hier der Wettbewerb um Projektressourcen oft noch intensiver, weil so viele Bälle gleichzeitig jongliert werden müssen.
Sollte es Ihnen also nicht gelingen, Ihre Ressourcen angemessen zu planen und zu verwalten (sei es Zeit, Budget, Software, Rohmaterialien oder andere Faktoren), kann Ihr Projekt leicht ins Stocken geraten.
Laut einer Studie des Project Management Institute (PMI) sind ressourcenbedingte Hürden ein häufiger Grund für fehlgeschlagene Projekte. Teilnehmer nannten die Abhängigkeit von Ressourcen, unzureichende Ressourcenprognosen sowie begrenzte oder überanspruchte Ressourcen als wichtigste Gründe für das Scheitern von Projekten.
So meistern Sie diese Herausforderung
Ressourcenverwaltung bedeutet nicht, die Augen zu schließen und auf das Beste zu hoffen. Sondern es erfordert eine sorgfältige Planung und fortlaufende Überwachung, um sicherzustellen, dass Sie alle Abhängigkeiten berücksichtigen und Ihre Mittel nicht zu dünn streuen.
Ressourcenverwaltungssoftware gibt Ihnen einen transparenten Einblick in Ihre verfügbaren Ressourcen, vor allem die Zeit und Kapazitäten jedes Teams. So können Sie Ihre Mittel sehr viel realistischer einsetzen, Ihre Deadlines einhalten und Burnout im Team vermeiden.
Hilfreich ist auch, eine gewisse Pufferzone an Ressourcen in Ihren Projektplan einzubauen. Denken Sie daran, dass sich Ressourcen nur selten ohne Zeitverzögerung einsetzen oder umplanen lassen.
Das IT-Team beispielsweise braucht vermutlich ein oder zwei Tage, bevor es voll in Ihr Projekt einsteigen kann – planen Sie diese Wartezeit also unbedingt ein.
Problem Nr. 4: Verfehlte Deadlines
Von begrenzten Ressourcen über unklare Ziele bis zu Kommunikationshürden – all die Herausforderungen im Projektmanagement können Ihr Projekt ausbremsen und letztlich zu verfehlten Deadlines führen.
Nichts ist ärgerlicher, als am anvisierten Abschlusstermin ohne ein fertiges Projekt da zu stehen – aber das kommt überraschend häufig vor. Nur 2,5 % der Unternehmen geben an, dass sie ihre Projekte rundum erfolgreich abschließen. Alle anderen verfehlen ihre ursprünglichen Ziele, Budgets oder Termine.
Noch schlimmer ist, dass diese Terminüberschreitungen einen Schneeballeffekt im Unternehmen auslösen können. Ein verzögertes Projekt bedeutet, dass Ihr nächstes verspätet anfängt — und so weiter, wie eine Lawine.
So meistern Sie diese Herausforderung
Dies ist ein weiterer Bereich, in dem eine Plattform für kollaboratives Arbeitsmanagement Ihnen helfen kann. Projektmanagementsoftware bietet nicht nur die Möglichkeit, Deadlines für individuelle Aufgaben zu setzen, sondern macht es auch einfach, ein Gantt-Diagramm mit einem detaillierten Projektzeitplan zu erstellen.
Dieser Zeitplan informiert alle Beteiligten über den kompletten Lebenszyklus des Projekts und steigert zudem das Verantwortungsbewusstsein im Team, weil er den Dominoeffekt der Meilensteine verdeutlicht. Wenn ein Abschnitt zu spät abgeschlossen wird, kann die gesamte Projektzeitleiste durcheinander geraten.
Genauso, wie Sie eine kleine Pufferzone für Ihre Ressourcen vorsehen, sollten Sie Zeitreserven in Ihren Projektplan einkalkulieren. Dinge wie Projektübergaben oder unerwartete Ereignisse können Sand ins Getriebe Ihres Projekts streuen – Sie werden froh sein, für solche Fälle vorgesorgt zu haben.
Mehrere Teams zu koordinieren, mit begrenzten Ressourcen zu jonglieren und dabei stets ein Auge auf die übergreifenden Unternehmensziele zu halten kann selbst den erfahrensten Projektmanager ins Schwitzen bringen. Die gute Nachricht: Mit sorgfältiger Planung und ein wenig Voraussicht können Sie viele Probleme von vornherein eliminieren.
Diese Liste der Herausforderungen und Lösungen im Projektmanagement wird Ihnen helfen, potenzielle Hürden souverän zu nehmen und den erfolgreichen Abschluss Ihrer Großprojekte sicherzustellen.
