Regeln für effizientere Meetings

1. Gibt es überhaupt einen Grund?

Und täglich grüßt das Murmeltier! Das Meeting als Institution ist überflüssig. Wenn es keine Neuigkeiten gibt, keinen Austauschbedarf, der alle angeht, dann: Absagen. Nur um zu überprüfen, ob alle da sind, dafür bedarf es keines Meetings. Schließlich gibt es auch elektronische Alternativen.

2. Gut vorbereitet sein

Derjenige, der das Meeting anberaumt, sollte sich bewusst sein, dass er die Mitarbeiter von der Arbeit abhält. Wenn er dann noch schlecht vorbereitet ist, ist der Ärger unausweichlich. Auch sollte er sich Gedanken machen, wer an dem Meeting teilnehmen sollte. Muss es wirklich immer die ganz große Runde sein?

3. Schlechtes Timing

Ein Meeting um die Mittagszeit herum terminiert ist ein Rohrkrepierer. Außer, es gibt etwas zu essen. Wer hungrig ist, denkt nicht über das Projekt nach, sondern darüber, ob er Stammessen eins oder zwei in der Kantine nehmen soll. Hunger ist ein Ideenkiller. Auch kurz nach dem Essen ist ein schlechter Zeitpunkt. Der Körper ist noch im Verdauungsmodus, damit eher träge als rege.

4. Kosten bedenken

Überlegen Sie mal, was ein Meeting allein an Arbeitszeit kostet? Da kommen schnell mal ein paar tausend Euro zusammen, wenn etliche Leute daran teilnehmen. Ist es das wert? Das soll kein generelles K.o.-Argument sein, aber ein Anreiz, Meetings kurz und effizient abzuhalten. Zum Vorteil aller.

5. Und das Ergebnis ist…?

Es gibt nichts Schlimmeres, als Ewigkeiten zu konferieren und das Gefühl zu haben, es hat nichts gebracht. Deswegen legen Sie am Ende eines Meetings drei Dinge fest: Wie geht es jetzt weiter? Wer ist verantwortlich? Wann machen wir dazu ein Update?