In 5 Schritten zu erfolgreicher Projektkommunikation

Jeder der Projekte bereits geleitet hat, weiß um die Bedeutung der Kommunikation für den Projekterfolg. Jedes Projekt verändert das bisherige Business mehr oder weniger stark. Stakeholder haben unterschiedliche Interessen und Erwartungshaltungen, Ängste und Befürchtungen an ein Projekt bzw. an das was dieses Projekt am Ende des Tages für sie bereithält.

Kommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor im Projektmanagement und dient …

• der Sicherung der Akzeptanz und Motivation bei den Stakeholdern (alle direkten Beteiligte und indirekten Beteiligte) durch Einbindung und dem Verständnis der Zusammenhänge,
• dem abbauen von Ängsten und Befürchtungen und daraus resultierenden Widerständen und Konflikten,
• der Schaffung von Transparenz/Offenheit und dem fortlaufender Aufbau und Erhaltung von Vertrauen,
• der Vermarktung des Projekts gegenüber Management und Mitarbeitern, zur Schaffung von Aufmerksamkeit und Anerkennung für das Projekt und deren Beteiligte

Bedenken Sie: Selbst wenn Sie nichts oder nur wenig kommunizieren, ist das auch eine Botschaft. Es gelingt daher im Projekt nicht, nicht zu kommunizieren.

Step 1 – Kommunikation frühzeitig planen

Identifizieren Sie alle relevanten Stakeholder (direkt oder indirekt von diesem Projekt betroffene Personen oder Gruppen) im Rahmen einer Stakeholderanalyse. Dazu zählen unter anderem der Auftraggeber, das Management, Mitarbeiter, externe Partner, Kunden, Zulieferer oder Dienstleister, das Projektteam selbst, Wettbewerbsunternehmen oder auch die Öffentlichkeit.

Das ist sehr wichtig, da aufgrund der unterschiedlichen Vorstellungen und Ziele dieser Personen oder Gruppen bezüglich eines Gelingen oder Scheiterns des Projekts, der Projekterfolg aktiv oder passiv unterstützt oder gefährdet werden kann.

Starten Sie daher so früh wie möglich mit der Identifikation der Stakeholder und den Planungen für die Kommunikation.

Step 2 – Kommunikation von Botschaften zielgruppengerecht gestalten

Nicht jeder braucht die gleichen Inhalte oder den gleichen Umfang an Informationen. Die Kommunikation von Botschaften muss daher zielgruppengerecht (strategische Ebene, operative Ebene) aufbereitet werden. Auch der Zeitpunkt für die Kommunikation von Botschaften spielt eine bedeutende Rolle. Sprechen Sie heikle Themen (z.B. bei Umstrukturierungsmaßnahmen) mit der Unternehmenskommunikation ab, sofern in Ihrem Unternehmen vorhanden.

Ein Kommunikationsplan hilft Inhalt, Art, Frequenz, Umfang und Detaillierungsgrad in Abhängigkeit der Stakeholder (zielgruppengerecht) festzulegen. Es gilt dabei jedoch zu beachten, dass der Teilnehmerkreis und die Häufigkeit der Kommunikationsmaßnahmen permanent auf ihre Sinnhaftigkeit überprüft werden müssen.

Erstellen Sie einen Kommunikationsplan der detailliert festlegt wann Sie welche Botschaften, in welcher Art und Umfang, an welche Personen/Gruppen und in welcher Häufigkeit kommunizieren möchten.

Step 3 – Kommunizieren Sie verständlich – Vermeiden Sie Irritationen und Unsicherheiten

Klingt zunächst selbstverständlich. Viele Botschaften sind jedoch häufig mit Fachbegriffen (insbesondere bei IT-Themen) überfrachtet, die nur wenige verstehen, da anderen der Hintergrund dazu fehlt. Auch überzogener „Marketing-Sprech“ führt zu einer ablehnenden Haltung bei den Beteiligten. Bleiben Sie sachlich und schüren Sie keine Ängste oder streuen Befürchtungen.

Kommunizieren Sie sachlich, nachvollziehbar und für jeden verstehbar.

Step 4 – Regelmäßig kommunizieren

Regelmäßiges, ehrliches und zeitgerechtes Informieren baut Vertrauen auf und schafft Offenheit/Transparenz. Neben dem üblichen Projektreporting über den Projektfortschritt, aktuelle Herausforderungen, Problemstellungen, Schwierigkeiten und Lösungsansätze an die Führungsebene oder im Rahmen des Berichts im Lenkungsausschuss, sollte eine Regelkommunikation etabliert werden. Dies kann projektintern z.B. über Jour Fixe, Teambesprechungen, etc geschehen und projektextern an alle weiteren Stakeholder nach festgelegter Frequenz, Art und Umfang. Dabei sollte auch über aktuelle Probleme oder drohende Risiken gesprochen werden. Für den Fall der Fälle sollte auch, insbesondere für kritische Projekte, eine Planung für die Krisenkommunikation erarbeitet werden.

Bemühen Sie sich um einen zeitgerechten, ehrlichen und regelmäßigen Austausch von Informationen mit Ihren Stakeholdern. Nehmen Sie in jedem Projekt die Aktivität „Kommunikationsmanagement“ mit in die Projektplanung (Zeit, Budget, Personal) auf.

Step 5 – Die richtigen Kommunikationskanäle wählen

Nutzen Sie diejenigen Kanäle in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen oder im üblichen Gebrauch genutzt werden, um möglichst viele Stakeholder zu erreichen.

Mögliche Kanäle sind:

• Projektwebsite,
• Blogs,
• Zeitschriften- oder elektronische Artikel,
• Videos im Intranet,
• Mitarbeiterzeitung,
• Präsentationen,
• Telefonkonferenzen,
• persönliche Sprechstunden,
• E-Mails,
• Webinare,
• Roadshows,
• Workshops,
• Intranet-Foren,
• geschlossene Foren auf Social Media Plattformen
• Umfragen.

Auf jeden Fall sollten Sie Möglichkeiten des Feedbacks und des Dialogs schaffen. Stellen Sie mit dem Feedback- und Dialogangebot sicher, dass das was Sie sagen auch richtig verstanden wurde. Nutzen Sie einen Medienmix für Ihre Botschaften. So erreichen Sie alle Kanäle Ihrer Empfänger.

Achten Sie bei der Auswahl der Kommunikationskanäle, dass Sie damit möglichst viele Projektstakeholder erreichen. Seien Sie kreativ. Ein Medienmix hilft alle Kanäle und Nutzungsgewohnheiten der Stakeholder anzusprechen und die notwendige Aufmerksamkeit für die Botschaften zu schaffen.