Die besten Projektmanagent-Methoden

Projekte klassisch managen mit PMI, IPMA, PRINCE2? Oder doch lieber agil mit Hilfe von Scrum oder Kanban? Es gibt zahlreiche Methoden zum erfolgreichen Management und die Entscheidung für oder gegen eine Methode ist richtungsweisend für den Projekterfolg. Die Verfahrensweisen unterscheiden sich dabei mitunter deutlich. Bist Du beispielsweise eher zahlen- und ergebnisgetrieben oder richten sie sich nach den Kenntnissen und Fähigkeiten der Projektmitarbeiter?

IPMA (International Project Management Association): gilt unter den klassischen Vorgehensweisen zur Projektorganisation als „typisch deutsche“ Projektmanagement-Methode. Sie rückt die handelnden Personen in den Vordergrund und zeichnet sich durch ein sehr klares Rollenverständnis aus. 

PMI (Project Management Institute): die „amerikanische“ Variante der klassischen Projektmanagement-Methoden und damit sehr weit verbreitet. Entsprechend ist die Vorgehensweise stark an Zahlen und Ergebnissen und weniger an den Rollen orientiert. Skalierbarkeit und größtmögliche Transparenz sind die Folge. Deutsche Unternehmen finden eben diese Transparenz oft gewöhnungsbedürftig.


PRINCE2 (Projects In Controlled Environments): Die „britische“ Methode ist ein in sich geschlossenes System und stellt hohe Anforderungen an das Projektmanagement. Der Faktor Mensch tritt hierbei in den Hintergrund. Stattdessen wird sich eng an die sieben Grundprinzipien gehalten, die nicht verändert werden dürfen. Die Anwendung dieser Grundprinzipien bestimmt, ob ein Projekt tatsächlich nach PRINCE2 geleitet wird oder nicht. Diese Prinzipien sind: fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung, Lernen aus Erfahrungen, definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, Steuern über Managementphasen, Steuern nach dem Ausnahmeprinzip, Produktorientierung, Anpassen an die Projektumgebung. Nicht selten sorgt die Rigidität der Methode für Konflikte.


Der Nachteil der klassischen Methoden besteht in der mangelnden Flexibilität. Nicht selten werden während eines Projekts Änderungen der Ziele und Bedarfe nötig. Etwa wenn der neue Webshop nicht über Features verfügt, die den gerade gestarteten Webshop des Wettbewerbers auszeichnen. Oder neue Ländergesellschaften machen eine Erweiterung notwendig. Beispiele für Projektergebnisse, die schon bei der Fertigstellung nicht mehr den neusten Anforderungen entsprechen, gibt es in der IT zu genüge.


Zunehmend orientieren sich Unternehmen deswegen in Richtung agiler Projektmanagement-Methoden. Agile Vorgehensweisen wie Scrum und Kanban werden vorrangig in der Softwareentwicklung eingesetzt, um schnell auf Veränderungen zu reagieren. Zu Beginn des Projekts steht das Endergebnis in geringerem Maß im Detail fest als bei der Projektplanung mit klassischen Methoden. Zugleich steigern agile Methoden die Produktivität der Teams, weil sie auf Selbstorganisation und Eigenverantwortung setzen.


Scrum zerlegt Projekte in viele kleine Tasks. In regelmäßigen kurzen Meetings, den Daily Scrums, werden Entwicklungsphasen (Sprints) geplant. Ziel ist es, die Aufgaben häppchenweise durch kleine, selbst organisierte Teams abzuarbeiten. Zwischenergebnisse werden regelmäßig dem Auftraggeber vorgestellt, die Ziele für die nächste Entwicklungsphase werden an neue Anforderungen angepasst. Angeleitet und kommuniziert wird durch den Scrum-Master.


Kanban visualisiert den Workflow auf einer Tafel, dem Kanban-Board. Hier bilden Kärtchen die Aufgaben eines jeden einzelnen Mitarbeiters ab. Diese Kärtchen durchlaufen wie das klassische Ticket verschiedene Prozessschritte von Backlog über Entwicklung und Test bis zum Status „Abgeschlossen“. Es gibt hier keine Führungskraft, die die Aufgaben verteilt. Stattdessen holen sich alle Mitarbeiter in einem Prozess der Selbstorganisation ihre Aufgaben am Kanban-Board selbst ab.


Zusammenfassend lässt sich sagen, dass große, komplexe Projekte von Scrum profitieren, während Kanban sich für die Verwaltung und Ressourcenplanung bei kleineren, übersichtlichen Aufgaben eignet.


Welche Projektmanagement-Methode die richtige ist, hängt von zahlreichen individuellen Faktoren ab und lässt sich nicht pauschal beantworten. Wichtig ist, dass die Entscheidung für eine Methode immer auch die Unternehmenskultur berücksichtigt und dass sie genug Raum lässt, externe Spezialisten in das Projekt einzubinden. Digitale Projektmanagement-Werkzeuge wie MS Project, JIRA oder extrem leichtgewichtige Lösungen aus der Cloud wie Trello oder Wunderlist können hier einen Beitrag leisten.